Sonraí Pearsanta a Phróiseáil le linn an “Réamhrollaithe” – Na Nithe is Gá a Bheith ar Eolas ag Scoileanna

I gcás sonraí pearsanta, tuilleann leanaí cosaint bhreise faoin Rialachán Ginearálta maidir le Cosaint Sonraí (RGCS). Ní mór do scoileanna, mar rialaitheoirí sonraí, déanamh de réir na n-oibleagáidí atá orthu faoi RGCS maidir le conas a bhailíonn siad sonraí pearsanta agus maidir le conas a úsáideann siad iad.

I gcásanna áirithe, is féidir go bpróiseálfaidh scoileanna sonraí dá ngairtear sonraí catagóire speisialta – mar shampla, faisnéis faoi shláinte linbh, faoi chreideamh reiligiúnach linbh, nó faoi chúlra eitneach linbh. Is an-íogair atá an cineál faisnéise sin, agus níor cheart é a bhailiú ach amháin in imthosca an-teoranta.

Trína chuid caidrimh leis an earnáil oideachais, fuair an Coimisiún um Chosaint Sonraí amach go n-iarrann roinnt scoileanna an iomarca sonraí pearsanta ag céim an réamhrollaithe – is é sin, sula dtairgtear áit sa scoil don tuismitheoir nó don chaomhnóir dlíthiúil nó sula nglacann an tuismitheoir nó an caomhnóir dlíthiúil le háit sa scoil. Cruthaíonn sé sin ábhair imní faoi RGCS, go háirithe i ndáil le híoslaghdú sonraí (gan ach an t-íosmhéid faisnéise is gá a bhailiú) agus i ndáil le teorannú de réir cuspóra (gan an fhaisnéis a bhailiú ach ar chúis shonrach atá sainithe go soiléir).

Má tá próiseas réamhrollaithe i bhfeidhm ag scoil, níor cheart di ach an t-íosmhéid sonraí pearsanta a bhailiú a theastaíonn chun an cuspóir sonrach atá aici ag an gcéim sin a chinneadh. Ní mór don scoil a bheith soiléir agus trédhearcach le tuismitheoirí nó le caomhnóirí dlíthiúla freisin maidir le cén fáth a bhfuil an fhaisnéis á hiarraidh agus maidir le conas a úsáidfear í.

Sa bhlagphostáil seo, féachfaimid lena shoiléiriú cén fhaisnéis is cuí do scoileanna a iarraidh le linn chéim an réamhrollaithe, agus féachfaimid le tacú le scoileanna cur chuige comhréireach comhlíontach a ghlacadh i leith próiseáil sonraí pearsanta ó thús.

Cad is réamhrollú scoile ann?

Is é is réamhrollú ann ná an chéim thosaigh den phróiseas um ligean isteach i scoileanna, ar lena linn a léiríonn tuismitheoirí nó caomhnóirí dlíthiúla spéis ina leanbh a rollú i scoil. Is trí fhoirm iarratais a chomhlánú a dhéanann siad é sin de ghnáth. Ag an bpointe seo, níor tairgeadh aon áit don tuismitheoir ná don chaomhnóir dlíthiúil ná níor ghlac sé nó sí le haon áit go fóill. Dá bhrí sin, ba cheart an méid agus an cineál sonraí pearsanta a iarrtar ag an gcéim thosaigh seo a bheith teoranta don mhéid is gá chun an cuspóir beartaithe ag an gcéim seo a bhaint amach.

Cén cuspóir beartaithe atá leis an réamhrollú?

Tá sé tábhachtach go ndéanfadh scoileanna an cuspóir beartaithe atá le céim an réamhrollaithe a bhreithniú agus a chinneadh. Cén fáth a bhfuil sí ag teastáil? Conas a chabhraíonn sí leis an scoil? Cén cuspóir atá léi? A luaithe a bheidh tuiscint shoiléir ag an scoil ar an gcuspóir beartaithe, beidh sí in ann a chinneadh ansin cé na sonraí pearsanta is gá di a bhailiú agus a phróiseáil chun na cuspóirí sin a chomhlíonadh ag céim an réamhrollaithe. Is faoi gach scoil a bheidh sé an méid sin a chinneadh.

Prionsabail RGCS atá ábhartha don réamhrollú

Cé go bhfuil roinnt prionsabal in RGCS, dírítear sa bhlag seo ar na prionsabail sin atá ar na cinn is ábhartha do shonraí pearsanta a phróiseáil le linn an réamhrollaithe.

Íoslaghdú Sonraí

Tá íoslaghdú sonraí ar cheann de na príomhphrionsabail cosanta sonraí atá le breithniú ag scoileanna ag céim an réamhrollaithe. Níor cheart do scoileanna ach sonraí pearsanta a phróiseáil atá leormhaith, ábhartha agus teoranta don mhéid is gá chun an cuspóir atá acu ag céim an réamhrollaithe a bhaint amach.  Níor cheart dóibh sonraí pearsanta nach bhfuil ag teastáil chun an cuspóir sin a bhaint amach a bhailiú in am ar bith.

Mar sin, ag céim an réamhrollaithe, bheifí ag súil leis gur sách teoranta a bheadh an fhaisnéis a d’iarrfadh scoil ar thuismitheoir nó ar chaomhnóir dlíthiúil. Tar éis áit sa scoil a thairiscint go foirmiúil do thuismitheoir nó do chaomhnóir dlíthiúil dá leanbh, bheifí ag súil leis go mbeadh tuilleadh faisnéise ag teastáil.

Mar shampla, tráth an réamhrollaithe, bheifí ag súil leis go n-iarrfadh scoileanna faisnéis bhunúsach amhail ainm agus dáta breithe an linbh, mionsonraí teagmhála an tuismitheora nó an chaomhnóra dhlíthiúil, seoladh an linbh, agus cé acu atá nó nach bhfuil aon siblíní leis an leanbh ag freastal ar an scoil cheana féin. Mar sin féin, meastar, tríd is tríd, go bhfuil sé iomarcach ag an gcéim seo mionsonraí níos íogaire a iarraidh, amhail faisnéis sláinte, riachtanais speisialta oideachais, creidimh reiligiúnacha nó cúlra eitneach (faoi réir an tAcht um Stádas Comhionann, 2000, arna leasú leis an Acht Oideachais (Ligean isteach i Scoileanna), 2018, a chomhlíonadh), agus níor cheart iad a iarraidh ach amháin i gcás go bhfuil bunús dleathach ann le hé sin a dhéanamh. Tríd is tríd, níor cheart an fhaisnéis sin a iarraidh ach amháin tar éis áit sa scoil a thairiscint don tuismitheoir nó don chaomhnóir dlíthiúil nó tar éis don tuismitheoir nó don chaomhnóir dlíthiúil áit sa scoil a dheimhniú. Fiú amháin sa chás ansin, níor cheart í a iarraidh ach amháin más gá déanamh amhlaidh.

Teorannú de réir Cuspóra

Ní mór do scoileanna prionsabal an teorannaithe de réir cuspóra a chomhlíonadh freisin, lena gceanglaítear nach bpróiseálfaí aon sonraí pearsanta ach amháin don chuspóir sonrach, follasach agus dlisteanach ar chuige a fhaightear iad. Mar sin, ba cheart é a bheith soiléir don tuismitheoir nó don chaomhnóir cén fáth a bhfuil sonraí pearsanta a linbh á n-iarraidh agus nár cheart iad a úsáid ach amháin don chuspóir sin. Níor cheart do scoileanna sonraí pearsanta a bhailiú ná a stóráil ‘ar eagla na heagla’ ná do chuspóir neamhshainithe nó neamhdhearbhaithe éigin sa todhchaí.

Dlíthiúlacht, Cothroime agus Trédhearcacht

Agus mionsonraí pearsanta á n-iarraidh le linn chéim an réamhrollaithe, ní mór do scoileanna a chinntiú go bhfuil an phróiseáil dleathach, cothrom agus trédhearcach. Is é atá i gceist leis sin bunús dleathach a bheith acu le haghaidh na sonraí a bhailiú, mar aon lena mhíniú do thuismitheoirí nó do chaomhnóirí dlíthiúla i dteanga shimplí inrochtana cé na sonraí atá á mbailiú, cén fáth a bhfuil siad á mbailiú agus conas a úsáidfear iad.

Cad ba cheart do scoileanna a dhéanamh

Sula mbaileofar aon sonraí pearsanta ag céim an réamhrollaithe, ba cheart do scoileanna a mheasúnú an bhfuil an fhaisnéis atá á hiarraidh riachtanach agus cuí. Is féidir leis na freagraí ar na ceisteanna seo a leanas cabhrú le comhlíonadh ceanglas cosanta sonraí a chinntiú:

• Cén fáth a bhfuil céim réamhrollaithe i bhfeidhm ag an scoil?
• Cén cuspóir beartaithe atá ag an scoil, agus cén aidhm atá againn, i leith an réamhrollaithe?
• Cén t-íosmhéid faisnéise a theastaíonn ón scoil chun an cuspóir sin a bhaint amach?
• An bhfuil bunús dleathach ann le haghaidh gach mír de shonraí pearsanta atá á hiarraidh ag an bpointe seo sa phróiseas a bhailiú?
• An bhfuil sé réasúnach agus cothrom na sonraí pearsanta seo a bhailiú anois agus an bhfuil sé soiléir do thuismitheoirí nó do chaomhnóirí dlíthiúla cén fáth a bhfuil an fhaisnéis seo á bailiú againn?
• An bhfuil an t-íosmhéid faisnéise a theastaíonn ag an gcéim seo, agus an fhaisnéis sin amháin, á iarraidh ag an scoil?
• Cá fhad a choinneofar na sonraí pearsanta agus cén fáth?
• Conas a stórálfar na sonraí pearsanta go slán agus conas a láimhseálfar go rúnda iad?

Is féidir le scoileanna atá ag iarraidh tuilleadh faisnéise a fháil faoina n-oibleagáidí cosanta sonraí agus sonraí pearsanta leanaí á bpróiseáil acu breathnú ar an treoirdhoiciméad mionsonraithe uainn dar teideal ‘Foireann Uirlisí Cosanta Sonraí do Scoileanna’.