Próiseáil Sonraí Pearsanta le linn “Réamhchlárúcháin” - Cad is Gá do Scoileanna a Fhios

Maidir le sonraí pearsanta, tuilltear cosaint bhreise do leanaí faoin Rialachán Ginearálta maidir le Cosaint Sonraí (GDPR). Caithfidh scoileanna, mar rialaitheoirí sonraí, cloí lena n-oibleagáidí faoin GDPR maidir leis an gcaoi a mbailíonn agus a úsáideann siad sonraí pearsanta.

I gcásanna áirithe, féadfaidh scoileanna próiseáil a dhéanamh ar a dtugtar sonraí catagóire speisialta - mar shampla faisnéis faoi shláinte, creidimh reiligiúnacha nó cúlra eitneach linbh. Tá an cineál seo faisnéise thar a bheith íogair agus níor cheart í a bhailiú ach amháin i gcúinsí an-teoranta.

Trína rannpháirtíocht leis an earnáil oideachais, fuair an DPC amach go n-iarrann roinnt scoileanna an iomarca sonraí pearsanta ag an gcéim réamh-chlárúcháin - is é sin, sula dtairgtear áit sa scoil don tuismitheoir/caomhnóir dlíthiúil nó sula nglacann sé/sí léi. Ardaíonn sé seo imní faoin GDPR, go háirithe maidir le híoslaghdú sonraí (an méid íosta faisnéise is gá a bhailiú amháin) agus teorannú cuspóra (an fhaisnéis a bhailiú ar chúis shoiléir agus shonrach amháin).

Má tá próiseas réamh-chlárúcháin ag scoil, níor cheart di ach an méid íosta sonraí pearsanta is gá a bhailiú chun a cuspóir sonrach a chinneadh ag an gcéim sin. Caithfidh an scoil a bheith soiléir agus trédhearcach le tuismitheoirí nó le caomhnóirí dlíthiúla freisin faoin gcúis a bhfuil an fhaisnéis á hiarraidh agus conas a úsáidfear í.

Sa phost blag seo, tá sé mar aidhm againn soiléiriú a dhéanamh ar an bhfaisnéis is iomchuí do scoileanna a iarraidh le linn na céime réamh-chlárúcháin, agus tacú le scoileanna cur chuige comhréireach agus comhlíontach a ghlacadh i leith próiseáil sonraí pearsanta ón tús.

Cad is réamh-chlárú scoile ann?

Is é an réamh-chlárú an chéad chéim de phróiseas iontrála na scoile ina léiríonn tuismitheoirí nó caomhnóirí dlíthiúla spéis a leanbh a chlárú i scoil, de ghnáth trí fhoirm iarratais a chomhlánú. Ag an bpointe seo, níor tairgeadh aon áit don tuismitheoir/caomhnóir dlíthiúil ná níor ghlac siad léi. Dá bhrí sin, ba cheart méid agus cineál na sonraí pearsanta a iarrtar ag an gcéad chéim seo a theorannú don mhéid is gá chun an cuspóir beartaithe a bhaint amach ag an gcéim seo.

Cad é cuspóir beartaithe an réamh-chlárúcháin?

Tá sé tábhachtach do scoileanna a cuspóir beartaithe don chéim réamh-chlárúcháin seo a mheas agus a chinneadh. Cén fáth a bhfuil gá leis? Conas a chuidíonn sé seo leis an scoil? Cad é an cuspóir? Nuair a bheidh scoil soiléir faoina cuspóir beartaithe, is féidir léi a chinneadh ansin cé na sonraí pearsanta is gá di a bhailiú agus a phróiseáil chun na cuspóirí sin a bhaint amach ag an gcéim réamh-chlárúcháin. Is faoi gach scoil féin atá sé seo a chinneadh.

GDPR principles relevant to pre-enrolment

Prionsabail GDPR a bhaineann le réamhchlárú

Cé go bhfuil roinnt prionsabal sa GDPR, díríonn an blag seo ar na cinn is ábhartha maidir le sonraí pearsanta a phróiseáil le linn réamhchlárú.

Íoslaghdú Sonraí

Tá íoslaghdú sonraí ar cheann de na príomhphrionsabail chosanta sonraí do scoileanna le breithniú ag an gcéim réamhchlárú. Níor cheart do scoileanna ach sonraí pearsanta a phróiseáil atá leordhóthanach, ábhartha, agus teoranta don mhéid is gá chun críocha a gcuspóra a bhaint amach ag an gcéim réamhchlárú seo. Níor cheart dóibh sonraí pearsanta a bhailiú nach bhfuil riachtanach chun críocha an chuspóra sin.

Mar sin, ag an gcéim réamhchlárú, bheifí ag súil go mbeadh an fhaisnéis a iarrann scoil ó thuismitheoir/chaomhnóir dlíthiúil sách teoranta. Nuair a bheidh áit sa scoil tairgthe go foirmiúil do thuismitheoir/chaomhnóir dlíthiúil dá leanbh, táthar ag súil go mbeadh gá le tuilleadh faisnéise.

Mar shampla, ag réamhchlárú, bheifí ag súil go n-iarrfadh scoileanna faisnéis bhunúsach ar nós ainm agus dáta breithe linbh, sonraí teagmhála an tuismitheora nó an chaomhnóra dhlíthiúil, a seoladh, agus cibé an bhfuil aon deartháireacha nó deirfiúracha ag an leanbh atá ag freastal ar an scoil cheana féin. Mar sin féin, meastar go ginearálta go bhfuil sé iomarcach ag an gcéim seo sonraí níos íogaire a iarraidh, amhail faisnéis sláinte, riachtanais oideachais speisialta, creidimh reiligiúnacha, cúlra eitneach nó creidimh reiligiúnacha (faoi réir chomhlíonadh Acht um Stádas Comhionann 2000 arna leasú ag an Acht Oideachais (Ligean Isteach i Scoileanna) 2018) agus níor cheart í a iarraidh mura bhfuil bunús dlíthiúil ann chuige sin. Níor cheart an fhaisnéis seo a iarraidh ach amháin tar éis áit sa scoil a thairiscint don tuismitheoir/chaomhnóir dlíthiúil nó a dheimhniú, agus fiú ansin, ach amháin má tá sé riachtanach.

Teorainn Cuspóra

Ní mór do scoileanna cloí le prionsabal an teorannaithe cuspóra freisin, a éilíonn nach ndéantar sonraí pearsanta a phróiseáil ach amháin chun na críche sonracha, follasacha agus dlisteanaí a bhfaightear iad. Ciallaíonn sé seo gur cheart go mbeadh sé soiléir don tuismitheoir/chaomhnóir cén fáth a bhfuil sonraí pearsanta a linbh á n-iarraidh agus níor cheart iad a úsáid ach chun na críche sin. Níor cheart do scoileanna sonraí pearsanta a bhailiú ná a stóráil ar bhonn ‘ar eagla na heagla’ ná chun críche neamhshainithe nó neamhdhearbhaithe sa todhchaí.

Dlíthiúlacht, Cothroime agus Trédhearcacht

Nuair a iarrtar sonraí pearsanta le linn na céime réamh-chlárúcháin, ní mór do scoileanna a chinntiú go bhfuil an phróiseáil dleathach, cothrom agus trédhearcach. Ciallaíonn sé seo go mbeadh bunús dlíthiúil ann chun na sonraí a bhailiú agus a mhíniú do thuismitheoirí/chaomhnóirí dlíthiúla i dteanga shimplí, inrochtana cad iad na sonraí atá á mbailiú, cén fáth a bhfuil siad á mbailiú agus conas a úsáidfear iad.

Cad ba cheart do scoileanna a dhéanamh

Sula mbailítear sonraí pearsanta ag an gcéim réamh-chlárúcháin, ba cheart do scoileanna measúnú a dhéanamh ar cibé an bhfuil an fhaisnéis atá á hiarraidh riachtanach agus iomchuí. Is féidir le ceisteanna seo a leanas a chur cabhrú le comhlíonadh na gceanglas cosanta sonraí a chinntiú:

• Cén fáth a bhfuil céim réamh-chlárúcháin ag an scoil?
• Cad é cuspóir beartaithe na scoile agus cad atáimid ag iarraidh a bhaint amach?
• Cad é an méid is lú faisnéise a theastaíonn ón scoil chun an cuspóir sin a bhaint amach?
• An bhfuil bunús dlíthiúil ann le bailiú gach míre sonraí pearsanta atá á hiarraidh ag an bpointe seo sa phróiseas?
• An bhfuil sé réasúnta agus cothrom na sonraí pearsanta seo a bhailiú anois agus an bhfuil sé soiléir do thuismitheoirí/chaomhnóirí dlíthiúla cén fáth a bhfuilimid ag bailiú na faisnéise seo.
• An bhfuil an scoil ag iarraidh ach an méid íosta faisnéise atá ag teastáil ag an gcéim seo?
• Cá fhad a choimeádfar na sonraí pearsanta agus cén fáth?
• Conas a stórálfar na sonraí pearsanta go slán agus a láimhseáilfear iad go rúnda?

Is féidir le scoileanna ar mian leo tuilleadh eolais a fháil faoina n-oibleagáidí cosanta sonraí agus sonraí pearsanta leanaí á bpróiseáil acu dul i gcomhairle lenár ndoiciméad treorach mionsonraithe ‘Foireann Uirlisí Cosanta Sonraí do Scoileanna’.