Treoir maidir le Sonraí Pearsanta a Iarraidh ó Thionóntaí Ionchasacha

Fiafraítear den Choimisiún um Chosaint Sonraí (an Coimisiún) go minic an bhfuil sé dlíthiúil ó thaobh cosanta sonraí de go dteastóidh tiarnaí talún (nó gníomhairí ligin ag gníomhú thar a gceann) faisnéis nó cáipéisí áirithe ó thionóntaí ionchasacha. Is é cuspóir na treorach seo míniú a thabhairt do thiarnaí talún (nó gníomhairí ligin ag gníomhú thar a gceann) agus do thionóntaí ar an fhaisnéis a bhfuil oiriúnach a iarraidh ar dtús nuair a cuirtear iarratas isteach ar thionóntacht cónaithe. I gcás mar seo, bheadh an tiarna talún ina rialaitheoir sonraí ar aon sonraí pearsanta a bhailíonn siad ó thionóntaí ionchasacha. (Is ábhair sonraí iad tionontaí ionchasacha chun críocha dlí um chosaint sonraí.)

De réir an Rialachán Ginearálta maidir le Cosaint Sonraí (RGCS), ní mór do rialaitheoirí sonraí cloí le réimse leathan oibleagáidí maidir le bailiúchán agus úsáid sonraí pearsanta. Pléitear roinnt de na bunoibleagáidí thíos.

D’aithin an Coimisiún claonadh le tamall anuas ina lorgaíonn tiarnaí talún an-chuid eolais ag tús an iarratais ó go leor tionontaí ionchasacha, cé nach mbeidh an cuid is mó acu mar thionóntaí den tiarna talún sin ar deireadh. Nuair atá rún ag tiarna talún réadmhaoin a ligean ar cíos agus nuair a fhéachann sé/sí le sonraí pearsanta a bhailiú ó thionóntaí ionchasacha maidir leis an gcuspóir seo, tá sé thar a bheith tábhachtach nach mbailítear aon fhaisnéis ach amháin sonraí pearsanta atá riachtanach chun an tionóntacht nua a shocrú agus a dhéanamh, agus go mbeidh an tiarna talún oscailte faoi cén fáth a mbailíonn sé/sí an fhaisnéis agus cad chuige a n-úsáidfidh sé/sí é.

 Ag cur Prionsabail Cosanta Sonraí i bhFeidhm

Agus iad ag próiseáil sonraí pearsanta, is iad príomhoibleagáidí rialaitheoirí sonraí ná na prionsabail a bhaineann le próiseáil sonraí pearsanta (Airteagal 5 RGCS). Is iad na prionsabail seo ná: dlíthiúlacht, cothroime agus trédhearcacht; teorainn cuspóra; íoslaghdú sonraí; cruinneas; teorainn stórála; ionracas agus rúndacht; agus cuntasacht. Leagtar amach go hachomair thíos tá roinnt ceisteanna faoin mbealach ina mbainfidh na prionsabail seo i gcaidreamh idir tiarna talún agus tionónta.

Dlíthiúlacht Sonraí Pearsanta a Bhailiú agus a Phróiseáil

Sular mbailíonn siad aon sonraí pearsanta, ba chóir do thiarnaí talún an cheist a chur orthu féin: “Cén bonn cirt atá agam leis na sonraí pearsanta seo a bhailiú?” Is gá leis seo mar, de réir an RGCS, caithfear go bhfuil bonn dlíthiúil ag aon próiseáil sonraí pearsanta, is é sin le rá, caithfear go bhfuil bonn cirt sa dlí don phróiseáil. In Airteagal 6 RGCS, leagtar amach 6 boinn dhlíthiúla le próiseáil sonraí pearsanta, is iad sin: toiliú an ábhair sonraí; riachtanach chun comhlacht a chomhlíonadh nó a dhéanamh; riachtanach chun cloí le hoibleagáid dhlíthiúil; riachtanach chun leasanna ríthábhachtacha duine a chosaint; riachtanach chun cúram a chur i gcrích ar mhaithe le leas an phobail nó chun údarás oifigiúil a chur i bhfeidhm; nó riachtanach le haghaidh leasanna dlisteanacha an rialaitheora nó té eile.

Ba cheart do thiarnaí talún bheith airdeallach má tá siad ag féachaint le brath ar thoiliú mar bhonn dhlíthiúil le sonraí pearsanta a bhailiú ó thionóntaí ionchasacha. Toisc go bhfuil neamhchothroime cumhachta sa chaidreamh idir an tiarna talún agus an tionónta, is dócha nach dtugann an tionónta toiliú dá dheoin féin chun a sonraí pearsanta a phróiseáil – rud atá riachtanach chun brath ar thoiliú de réir an RGCS.

De ghnáth, chun údar a thabhairt chun sonraí pearsanta atá riachtanach do thionóntacht nua a bhailiú, an bonn dlíthiúil is cuí a bheidh i gceist ná nuair “is gá an phróiseáil a dhéanamh chun conradh ar páirtí ann an t-ábhar sonraí a chomhlíonadh nó chun bearta a dhéanamh arna iarraidh sin ag an ábhar sonraí sula ndéanfaidh sé nó sí conradh” (Airteagal 6.1(b) RGCS). Mar shampla, is dócha go mbeidh an bonn dlíthiúil seo i gceist i gcás inar aithin tiarna talún nó gníomhairí ligin an tionónta is fearr leis nó léi agus go bhfuil bearta déanta aige nó aici chun léas nó comhaontú tionóntachta a dhéanamh. Ina leithéid de chás, beidh sonraí aitheantais ar nós ainm, seoladh reatha, agus sonraí teagmhála an tionónta ag teastáil.

Ag brath ar an sórt sonraí pearsanta atá á lorg, b’fhéidir go mbeadh cúinsí ina bhfuil boinn eile dhlíthiúla níos cuí. Mar shampla, nuair a bailíodh UPSP tionónta ionas gur féidir leis an tiarna talún an tionóntacht a chlárú leis an mBord um Thionóntachtaí Cónaithe (RTB), bheadh sé níos cuí go dtiocfadh é seo faoin mbonn dlíthiúil gur gá an phróiseáil a dhéanamh chun oibleagáid dhlíthiúil a bhfuil an rialaitheoir faoina réir a chomhlíonadh (Airteagal 6.1(c)), mar tá oibleagáid ag an tiarna talún clárú agus an fhaisnéis seo a chur ar fáil don RTB.

I gcásanna eile d’fhéadfadh tiarnaí talún faisnéis áirithe a lorg chun a leasanna airgeadais nó leasanna réadmhaoine a chosaint (m.sh. teistiméireacht ó thiarna talún roimhe sin maidir leis an dtionónta ionchasach a bhfuil an réadmhaoin á thabhairt dó nó di) agus, ina leithéid de chásanna, is féidir brath ar an mbonn dlíthiúil leasa dlisteanacha. Sa chás seo, áfach, is gá don tiarna talún a léiriú nach bhfuil na sonraí pearsanta atá á lorg (go háirithe cineál agus méid an eolais a iarrtar sa mholadh) thar fóir agus nach bhfuil cearta an tionónta (is é sin le rá, an ceart chun príobháideachta agus an ceart chun a gcuid sonraí pearsanta a chosaint) níos tábhachtaí.

 Prionsabail Eile um Chosaint Sonraí

Is é ceann de na prionsabail is tábhachtaí gur cheart do thiarnaí talún agus gníomhairí ligin smaoineamh orthu i gcás tionóntaí ionchasacha ná prionsabal íoslaghdú sonraí. Teastaíonn sé seo go bhfuil aon sonraí pearsanta a bhailítear dóthanach, ábhartha agus, suntasach don chomhthéacs seo, nach mbailítear ach sonraí atá riachtanach le haghaidh na céad cuspóirí ar bhailíodh iad. Ciallaíonn sé seo nár cheart go mbailítear ach an íosmhéid sonraí pearsanta chun cuspóir sonraithe a bhaint amach. Ba cheart go mbeidh an méid sonraí pearsanta a theastaítear ó thionóntaí ionchasacha i bhfad níos lú ná an méid sin a bhféadfadh bheith de dhíth ag pointe níos déanaí chun comhaontú tionóntachta a dhéanamh nuair a déantar tairiscint.

Beidh sé deacair do rialaitheoir seasamh, trí thagairt do phrionsabal íoslaghdú sonraí, le cuid mhór sonraí pearsanta ar nós ráitis airgeadais, billí fóntais, teistiméireachtaí, uimhreacha PSP, srl., a lorg ó go leor páirtithe leasmhara ar thús réadmhaoin a fhógairt nó a thaispeáint. Is é seo mar ní bheidh an fhaisnéis seo riachtanach de ghnáth ar thús an phróisis léis, nuair atá daoine a bhfuil suim acu sa réadmhaoin ag iarraidh féachaint uirthi nó fiosruithe a dhéanamh fúithi. De ghnáth ní bheidh gá leis an bhfaisnéis seo go dtí go ndéanann tiarna talún cinneadh faoina rogha tionónta agus go ndéanann sé nó sí tairiscint don tionónta sin (rud a bhraithfidh de ghnáth ar theistiméireachtaí, deimhniú gur féidir leis an tionónta cíos a íoc, srl.)

Mar sin de, nuair a iarrtar faisnéis ar nós teistiméireachtaí, sonraí cánacha, sonraí airgeadais, cruthúnas céannachta, srl., ó go leor tionóntaí ionchasacha roimh thairiscint ar leith a dhéanamh, ní gnách go mbeidh an cleachtas seo de réir na hoibleagáide faoin RGCS nach mbaileofar ach sonraí pearsanta atá ábhartha agus atá riachtanach maidir leis an gcéad cuspóir.

Ní mór do thiarnaí talún cloí le prionsabal an teorannaithe de réir cuspóra chomh maith. Teastaíonn an prionsabal seo go ndéanfar sonraí pearsanta a bhailiú “chun críocha sonraithe sainráite dlisteanacha agus ní dhéanfar iad a phróiseáil tuilleadh ar shlí atá ar neamhréir leis na críocha sin”. Ciallaíonn sé seo gur cheart go mbeidh sé soiléir don tionónta ionchasach cén fáth go n-iarrtar a cuid sonraí pearsanta agus gur cheart go n-úsáidfear iad don chuspóir sin amháin. Níor cheart go ndéantar tiarnaí talún sonraí pearsanta a iarraidh, a bhailiú, nó a stóráil ‘ar eagla na heagla’, le haghaidh cuspóir éigin amach anseo atá neamhshainithe nó neamhfhógartha.

Teastaíonn prionsabal an teorannaithe stórála nach gcoimeádfaí sonraí pearsanta níos faide ná mar is gá do na críocha a bhfuarthas iad. Mar shampla, nuair a bhailigh tiarna talún teistiméireachtaí ó thiarnaí talún roimhe sin nó fostóirí, srl., chun deimhniú go bhfuil dea-chlú ar thionónta ionchasach a rinneadh tairiscint shealadach dó nó di, ba cheart nach gcoimeádfaí na teistiméireachtaí sin tar éis don tionónta glacadh leis an tairiscint.

Is é atá i gceist le prionsabal sláine agus rúndachta ná go ba cheart go stórálfar sonraí pearsanta ar chaoi go n-áirithítear leibhéal iomchuí slándála agus rúndachta, agus leis seo áirítear diúscairt shlán nuair nach bhfuil gá leis na sonraí pearsanta a choimeád a thuilleadh. Toisc go bhféadfadh tiarnaí talún faisnéis thábhachtach agus rúnda a bheith acu, ar nós uimhreacha PSP, sonraí cuntais bainc nó sonraí dochair dhírigh, srl., tá sé thar a bheith tábhachtach go ndéanfar socruithe slándála (ar nós cruachóipeanna a chur faoi ghlas i gcomhadchaibinéid, agus cóipe boig a choimeád cosanta ag pasfhocal) chun cosaint shásúil a thabhairt do na sonraí pearsanta atá acu.

Moltaí

D’fhéadfadh go gcabhróidh na ceisteanna seo a leanas le tiarnaí talún (agus gníomhairí ligin ag obair thar a gceann) measúnú a dhéanamh ar leibhéal a gcomhlíonadh le riachtanais cosanta sonraí le linn an phróisis léis:

  • An é an duine aonair a bhfuil sonraí pearsanta á iarraidh uaidh nó uirthi duine de riar maith tionóntaí ionchasacha, nó an ndearnadh/an ndéanfar tairiscint tionóntachta dó nó di?
  • Cén cuspóir atá leis na sonraí pearsanta seo a bhailiú?
  • An bhfuil bonn dlíthiúil ag baint le gach píosa sonraí pearsanta atá á iarraidh a bhailiú?
  • An bhfuil sé cothrom na sonraí pearsanta seo a bhailiú ón tionónta/tionónta ionchasach agus an bhfuil sé soiléir dó nó di cén fáth go bhfuil a leithéid de sonraí pearsanta á iarraidh uaidh nó uaithi?
  • An bhfuil na sonraí pearsanta teoranta don mhéid is gá maidir leis an gcuspóir dá ndéantar iad a phróiseáil a bhaint amach?
  • Cé chomh fada a ndéanfar na sonraí pearsanta seo a stóráil agus cén fáth?
  • Conas a ndéanfar na sonraí pearsanta seo a stóráil go sábháilte agus a láimhseáil go rúnda?

Cás-Staidéar ar Bhailiú Iomarcach Sonraí

Thíos tá sliocht a athraíodh ó Thuarascáil Bhliantúil 2014 den Choimisinéir Cosanta Sonraí na hÉireann, a bhain le gearán a rinneadh leis an gCoimisinéir maidir le bailiú sonraí pearsanta ó thionónta ionchasach. Is é atá i gceist leis an gcás-staidéar seo ná chun sampla praiticiúil a thabhairt de roinnt ceisteanna gur cheart do gcuirfeadh tiarna talún (nó gníomhaire ligin) san áireamh nuair a iarrann siad ar thionóntaí ionchasacha sonraí pearsanta a chur ar fáil.

[Ba cheart do léitheoirí cuimhne a choimeád gur socraíodh an cás thíos bunaithe ar an reachtaíocht a bhí i bhfeidhm roimh an RGCS agus an tAcht um Chosaint Sonraí 2018; ar an iomlán, áfach, is den chineál céanna iad na prionsabail a bhaineann leis an gcás faoin dlí reatha.]

“Cás-Staidéar 6: Bailiú Iomarcach Sonraí ag Gníomhaireacht Ligin

In Iúil 2014, rinne tionónta ionchasach gearán faoi shonraí bainc, uimhreacha PSP agus cóipeanna de bhillí fóntais a bhailiú ag gníomhaireacht ligin nuair a bhíonn iarratas á dhéanamh ar réadmhaoin a ligean. Luaigh an gearánach gur chreid sí, murar sholáthair sí na sonraí go léir i dtosach báire, nach ndéanfadh an ghníomhaireacht ligin breithniú dáiríre ar a hiarratas. Dúirt an gearánach go gcuireann an cleachtas ina mbailítear réimse chomh fairsing sin de shonraí pearsanta iallach ar thionóntaí ionchasacha a bhfuil géarghá acu chun réadmhaoin a ghlacadh ar cíos chun an fhaisnéis pearsanta seo a sheoladh ar aghaidh ag céim an iarratais cé nach fios dóibh fiú an éireoidh lena n-iarratas. Thug sí chun suntais nach n-éiríonn le tromlach na n-iarratas, agus aird ar an ardéileamh atá ar sholáthar teoranta de réadmhaoin chíosa.

Chuir an Coimisinéir tús le himscrúdú ar an gceist leis an ngníomhaireacht ligin a bhí i gceist, agus lorg sí míniú maidir le réimse chomh fairsing sin de shonraí pearsanta a bhailiú ag céim an iarratais. Mar fhreagairt, dúirt an ghníomhaireacht ligin gur iarr siad ar uimhreacha PSP ó iarratasóirí mar gheall go ndeimhníonn seo go bhfuil siad i dteideal oibriú sa stát, agus go dteastaíonn na sonraí bainc lena thaispeáint go bhfuil cuntas bainc ag tionónta mar gheall go mbeifí neamh-incháilithe mura mbeifí in ann an cíos a íoc trí chuntas bainc. Dúirt an Coimisinéir nach bhféadfadh sí aon bhonn a thabhairt faoi deara chun sonraí bainc, uimhreacha PSP nó cóipeanna de bhillí fóntais a bhailiú ar chéim an iarratais nó an chéim ina n-amharctar ar réadmhaoin agus spreag sí iad chun deireadh a chur leis an gcleachtas láithreach bonn. Cheistigh an Coimisinéir an ghníomhaireacht ligin níos mó faoin uimhir PSP a úsáid le stádas oibre an iarratasóra a dheimhniú. Ba í an fhreagairt a thug siad ná gurb í an phríomhchúis go n-iarrann siad ar uimhreacha PSP ná go dteastaíonn siad le haghaidh fhoirm chlárúcháin an Bhoird um Thionóntachtaí Cónaithe Príobháideacha (BTCC). Lean siad ar aghaidh lena rá nach ann ach dearbhú breise é go bhfuil an t-iarratasóir ag obair agus luaigh siad nach ndeimhníonn siad an uimhir PSP.

Ghlac an Coimisinéir leis go bhféadfaí iarraidh ar shonraí pearsanta ar nós sonraí bainc, uimhreacha PSP agus billí fóntais a luaithe a ghlacfaí leis an iarratasóir mar thionónta. I nDeireadh Fómhair 2014, dheimhnigh an ghníomhaireacht ligin, i ndiaidh dúinn ár n-imscrúdú a dhéanamh, gur chuir siad stop leis na sonraí pearsanta seo a iarraidh sula ligfí an réadmhaoin agus gheall siad nach n-iarrfaidís an fhaisnéis seo ach go dtí gur glacadh leis an tionónta.

Sár-shampla é an cás-staidéar seo den chathú a bhíonn ar roinnt rialaitheoirí sonraí chun réimse iomlán de shonraí pearsanta a bhailiú sa chás go dteastódh sé uathu amach anseo. Sa chás seo, bhailigh an ghníomhaireacht ligin méid suntasach de shonraí pearsanta ó gach iarratasóir a léirigh spéis i réadmhaoin a ghlacadh ar cíos cé nach bhféadfaí glacadh ach le hiarratasóir amháin, fiú, ag deireadh an phróisis, mar an tionónta nua agus níor theastaigh an réimse iomlán sonraí pearsanta ach i dtaobh an iarratasóra rathúil sin amháin. Leagann Alt 2(1)(c)(iii) [de na hAchtanna um Chosaint Sonraí 1988 agus 2003 – a bhfuil Airteagal 5 RGCS tagtha in ionad den chuid is mó orthu anois] dualgas ar rialaitheoirí sonraí a chinntiú go bhfuil na sonraí pearsanta a phróiseálann siad leordhóthanach, ábhartha agus nach bhfuil siad iomarcach maidir leis an gcuspóir nó cuspóirí dá mbailíodh iad nó dá ndéantar breis próiseála orthu. Ní mór do rialaitheoirí sonraí aird a thabhairt ar an gceanglas seo agus cloí leis, cé go mbíonn cathú orthu, ar mhaithe le háisiúlacht nó le cúiseanna eile, chun tabhairt faoi chleachtas fairsing ina mbailítear sonraí neamhriachtanacha.

Tuilleadh Eolais

Chun tuilleadh eolais a fháil faoi na hoibleagáidí cosanta sonraí atá ar tiarnaí talún nó gníomhairí ligin agus iad ag gníomhú mar rialaitheoirí sonraí, féach ar an rannán ‘Eagraíochtaí’ ar shuíomh gréasáin an Choimisiúin.

Chun tuilleadh eolais a fháil faoi na cearta cosanta sonraí atá ag tionóntaí ionchasacha agus iad cur iarratas isteach chun réadmhaoin chónaithe a fháil ar cíos, féach ar an rannán ‘Daoine aonair’ ar shuíomh gréasáin an Choimisiúin.

Tugtar faoi deara go bhfuil roinnt dlithe eile chomh maith a rialaíonn an caidreamh idir tiarnaí talún agus tionóntaí, agus nach bhfuil maoirseacht rialála ag an gCoimisiún ar aon cheisteanna a d’fhéadfaí eascairt as a leithéid de chaidreamh ach amháin ceisteanna a bhaineann le cosaint sonraí. Chun eolas níos ginearálta a fháil faoi thionóntachtaí cónaithe, moltar duit féachaint ar shuíomh gréasáin an Bhoird um Thionóntachtaí Cónaithe (RTB). Tá feidhm ag an mBord ar Chlár Náisiúnta na Tionóntachta agus tá sé freagrach as aighnis a réitiú idir tiarnaí talún, tionónachtaí agus tríú páirtithe maidir le tionóntachtaí cónaithe in Éirinn.