Nóta Treorach do Rialtóirí Sonraí ar Shrianta Cuspóra agus Coinneála

D'ullmhaíodh an treoir seo a leanas mar áis do rialtóirí i bhfeidhmiú praiticiúil Ailt 2(1) (c ) na nAchtanna Cosanta Sonraí 1988 & 2003 a éilíonn go ngéillfeadh rialtóirí sonraí don na forálacha seo a leanas maidir le sonraí pearsanta a choimeádann siad.

• beidh na sonraí faighte do chríoch amháin nó níos mó sainithe, soiléir agus dlisteanach
• ní dhéanfar a thuilleadh próiseála ar na sonraí ar bhealach nach bhfuil ag teacht leis an gcuspóir nó leis na cuspóirí sin.
• beidh na sonraí leor, ábhartha agus gan a bheith iomarcach maidir leis an gcuspóir nó na cuspóirí dár bailíodh iad nó ar a bhfuil siad próiseáilte athuilleadh, agus
• nach gcoimeádfar na sonraí níos faide ná mar is gá don chuspóir nó do na cuspóirí sin.
  

Cuspóirí sainithe, soiléire agus dleathacha

Tig le rialtóirí sonraí a fhaigheann sonraí pearsanta ó dhamhna sonraí sin a dhéanamh do chuspóir amháin nó níos mó atá sainithe, dleathach agus atá curtha in iúl go soiléir. Tá sé mídhleathach faisnéis a bhailiú faoi dhaoine mar ghnáthamh agus neamhairdiúil – ní mór cuspóir fónta, soiléir agus dleathach a bheith ag rialtóir sonraí le sonraí pearsanta a bhailiú. Tá an ceart ag duine ceist a thógáil faoin gcuspóir atá agat lena s(h)onraí a choimeád agus caithfidh tú a bheith ábalta an cuspóir sin a aithint.

A thuilleadh próiseála

Ní thig le rialtóirí sonraí a fhaigheann ?faisnéis phearsanta do chuspóir dleathach amháin nó níos mó na sonraí sin a úsáid do chuspóir ar bith eile ach ar bhealaí atá ag teacht leis an mbunchuspóir / na bunchuspóirí. Mar shampla, ní féidir íomhánna a gabhann rialtóir sonraí ar cheamaraí TFCI nuair a bhí an TFCI ag feidhmiú do shlándáil amháin, a úsáid chun críche eile mar mhonatóireacht foirne abair.

Mar a chéile, coinníonn soláthróirí seirbhíse teileafóin faisnéis phearsanta chun seirbhís teileafóin (agus na feidhmeanna gaolmhara billeála teileafóin, deisiú línte, etc) a sholáthar do shuibscríobhaithe. Is féidir go gcuirfeadh an dlí orthu sonraí tráchta agus láithreacha a choimeád ar feadh trí bliana. I gcás go ndéanann suibscríobhaí foirceannadh ar a c(h)aidreamh le soláthróir seirbhíse teileafóin, ní thig leis an soláthróir seirbhíse, mar shampla, próiseáil a dhéanamh ar shonraí pearsanta an tsuibscríobhaí sin (ar féidir ceanglas dlíthiúil a bheith ann lena gcoimeád), le spriocdhíriú a dhéanamh air/uirthi go pearsanta, tríd an bpost, go leictreonach nó eile le hábhar margaíochta dírí ná turais ag gníomhairí [in iarracht lena ngnó a fháil ar ais]. Níl aon eisceacht ann ach nuair, roimh fhoirceannadh an chaidrimh, thoiligh an custaiméir go soiléir (nach ionann agus gan rogha an diúltaithe a dhéanamh) go ndéanfaí a leithéid de theagmháil leis/ léi i gcás go ndéanfaí foirceannadh ar an gcaidreamh gnó. Déanann an nóta treorach seo nuashonrú ar sheasamh Oifig An Choimisinéara Cosanta Sonraí ar an gceist.

D'fhonn an oibligeáid seo a shásamh, moltar do rialtóirí sonraí nósanna imeachta agus beartais slándála a chur ann lena dheimhniú nach féidir faisnéis a fuarthas do chuspóir amháin a rochtain agus a úsáid do chuspóir eile laistigh dá n-eagraíocht. Cuimseoidh seo rianta iniúchta, etc. lena chinntiú gur féidir lorg rochtana neasmhúdaraithe dá leithéid, nuair a fhéadfadh sé titim amach, a leanúint agus bonn le beartais chuí a fheidhmiú le déileáil leis.

Leorga, ábhartha gan a bheith iomarcach

Ba chóir an t-eolas a lorgaíonn agus a choimeádann rialtóirí sonraí a leith imleor lena chur ar a gcumas a gcuspóirí sainithe a bhaint amach agus sin uile. Ba cheart do rialtóirí sonraí cinneadh a dhéanamh ar na sainchritéir le measúnú a dhéanamh ar cad é is leor, cad é atá ábhartha agus cad é nach bhfuil iomarcach agus na critéir sin a chur i bhfeidhm do gach mír ar leith faisnéise agus don chuspóir/na cuspóirí ar a gcoimeádtar í. Níl aon bhonn ag rialtóirí sonraí ar bhailiú nár ar choimeád sonraí pearsanta nach gá dóibh ar an gcaolseans go, b'fhéidir go n-úsáidfí uair éigin níos déanaí iad.

Coinneáil

Ní mór do rialtóirí sonraí a bheith soiléir maidir leis an tréimhse ama a choimeádfar na sonraí agus maidir75 leis an gcúis ar a bhfuil an fhaisnéis á choimeád. Agus cinneadh á dhéanamh ar thréimhsí cuí coinneála, ní mór ceann a thógáil d'aon cheanglais dlíthiúla a fhorchuirtear ar rialtóir sonraí. Má tá an chuspóir dár bailíodh an fhaisnéis críochnaithe agus nach bhfuil an fhaisnéis phearsanta ag teastáil a thuilleadh, ní mór na sonraí a scrios nó a dhiúscairt ar bhealach slán. Is féidir chomh maith dí-ainmniú a dhéanamh uirthi le haon sonraí pearsanta a bhaint as. D'fhonn géilleadh don éileamh dlíthiúil seo moltar do rialtóirí sonraí sainfhreagracht a shannadh do dhuine éigin agus nósanna imeachta a thabhairt isteach chun deimhin a dhéanamh de go nglantar comhaid go rialta agus nach gcoimeádtar faisnéis phearsanta níos sia ná mar atá riachtanach.