Nóta Treorach do Rialtóirí Sonraí ar Scaoileadh Sonraí Pearsanta d'Ionadaithe Poiblí

Réamhrá

Aithníonn an Oifig seo gur gnáthfheidhm a nglactar leis ag ionadaí poiblí in Éirinn, ionadaíocht a dhéanamh ar thoghthóirí indibhidiúla ina ndéileála le heagraíochtaí poiblí agus príobháideacha. Go tipiciúil baineann na haighneachta a dhéantar le rochtain ar sheirbhísí nó ar fhaisnéis faoi na seirbhísí sin.

D'ullmhaíodh an nóta treorach seo a leanas mar áis d'eagraíochtaí ("rialtóirí sonraí") a fhaigheann aighneachtaí thar ceann daoine indibhidiúla ("damhnaí sonraí") ó ionadaithe poiblí (Tdanna, Seanadóirí, FPEanna, Comhairleoirí). Leagann an nóta seo amach chomh maith na hoibleagáidí ar ionadaithe poiblí faoi na hAchtanna Cosanta Sonraí 1988 agus 2003 maidir le haighneachtaí dá leithéid sin a dhéanamh ar fhaisnéis phearsanta agus a bhfreagrachtaí maidir le faisnéis a thiocfadh ina deilbh de bhun na n-aighneachtaí sin.

Rialtóirí Sonraí

Comhairlímid, nuair a dhéanann ionadaí poiblí aighneacht thar ceann toghthóra, tig leis an eagraíocht talamh slán a dhéanamh de gur thug an toghóir toiliú leis na sonraí riachtanacha pearsanta le freagairt don aighneacht a scaoileadh amach.

Toisc go bhfuil an eagraíocht inchuntas ar shonraí pearsanta a roghnaigh sí a scaoileadh, ba chóir í a bheith sásta talamh slán a dhéanamh de nach mbeadh aon cur i gcoinne ag an duine gur leis na sonraí go ndéanfaí scaoileadh dá a leithéid trí ionadaí poiblí. I bhformhór na gcásanna, ní dócha go mbeidh ceist faoi seo. Bheadh seo fíor, mar shampla, maidir le mórán aighneachtaí thar ceann daoine indibhidiúla nach bhfuil uathu ach a fhios a bheith acu cathair a sholáthrófar seirbhís áirithe ar leith.

Ar a shon sin, beidh cásanna ann nuair a bheidh sé cuí don eagraíocht seiceáil leis an ionadaí poiblí, nó leis an duine go bhfuil a chuid sonraí á scaoileadh, nach bhfuil an scaoileadh sin le bheith ina bhun le gearán níos déanaí faoi na hAchtanna Cosanta Sonraí.

D'fhéadfadh seo tarlú, mar shampla, nuair a bheadh an toghthóir ag déanamh fiosruithe faoi sheirbhísí a sholáthar do dhuine muintire leis an toghthóir agus nach soiléir in aon chor é go dtugann an duine muintire tacaíocht don aighneacht, ná fiú go bhfuil sé ar an eolas faoi. Sampla eile is ea nuair a bheadh rochtain faisnéis á lorg ar fhaisnéis a chuimseodh eolas ar shonraí pearsanta maidir le daoine eile (e.g. bheadh sé mícheart ainmneacha an deichniúr ar bharr liosta feithimh a scaoileadh gan a gcead). Sampla eile fós is ea nuair a bheadh an toghthóir rannpháirteach i ndíospóid le tríú páirtithe. Tá cáiréis ar leith de dhíth nuair atá an fhaisnéis atá á scaoileadh cáilithe mar "shonraí leochaileacha" faoi na hAchtanna Cosanta Sonraí (e.g. faisnéis faoi shláinte dhuine).

Ionadaithe Poiblí

Ba chóir d'ionadaithe poiblí chomh maith a bheith feasach faoina n-oibleagáidí faoi na hAchtanna Cosanta Sonraí. Is gá dóibh a bheith sásta go bhfuil siad ag gníomhú le toiliú an duine aonair nuair a chuimsíonn an freagra ar aighneacht scaoileadh sonraí pearsanta an duine sin. Ba chóir go dtuigfidís chomh maith na hoibleagáidí ar eagraíochtaí sonraí pearsanta a choimeád faoi rún agus i gcásanna áirithe, is féidir go gcuimseodh sin seiceáil gur thug an duine atá i gceist toiliú do scaoileadh a chuid sonraí pearsanta. Nuair a sholáthraítear faisnéis i bhfreagra ar aighneachtaí den chineál seo, ní mór don ionadaí poiblí gníomhú i ngéilliúntas d'Alt 2 de na hAchtanna a éilíonn ar rialtóirí sonraí (sa chás seo, ionadaithe poiblí) géilleadh d'fhorálacha áirithe maidir le sonraí pearsanta a choimeádann siad:

• Níor cheart a thuilleadh próiseála a dhéanamh ar na sonraí ar bhealach nach bhfuil ag teacht leis an gcuspóir dár bailíodh iad.
• ba cheart na sonraí a choimeád slán sábháilte le linn é a bheith i seilbh an ionadaí poiblí 
• níor cheart na sonraí a choimeád níos faide ná mar is gá