Ag ullmhú do Chosaint Sonraí

Seo a leanas cuid de na céimeanna atá le tógáil chun géilleadh d'oibleagáidí um Chosaint Sonraí:

Is é an ceart rochtana an ceart is tábhachtaí atá ag duine agus is gá duit ullmhúchán a dhéanamh le déileáil le hiarratais rochtana. Ní hé déileáil le hiarratais rochtana an t-aon oibleagáid amháin a bheidh ort. Ba cheart don bhfoireann a bheith ar an eolas maidir leis na hoibleagáidí a fhorchuireann na hAchtanna um Chosaint Sonraí. Lena bheith géilliúil ba chóir duit:

• Deimhin a dhéanamh de go mínítear na bunphrionsabail um chosaint sonraí don bhfoireann;
• Deimhin a dhéanamh de go ndéanfar nuashonrú rialta ar ábhar treorach agus ar oiliúint agus feasacht foirne, sa chaoi is gur próiseas "beo" é an chosaint sonraí atá ag teacht leis an slí a reáchtálann an eagraíocht a cuid gnó;
• Nósanna imeachta a dhoiciméadú, maidir le cruinneas mar shampla agus athbhreithnithe rialta slándála a reáchtáil;
• Freagracht as géilliúntas a leithdháileadh agus na smachtbhannaí inmheánacha arbh fhéidir a bhforchur mura ngéilltear do nósanna cuí imeachta a leagan síos;
• Na cúinsí inar féidir sonraí pearsanta a nochtadh do thríú páirtithe, na Gardaí agus gníomhaireachtaí eile forfheidhmiúcháin san áireamh, a leagan síos.

Ba cheart don bhfoireann a bheith ar an eolas go mbeidh feidhm ag na prionsabail um chosaint sonraí ar thaifid lámhrialaithe ó Dheireadh Fómhar 2007 amach, ag áireamh taifid a cruthaíodh roimh Iúil 2003.

Caithfear aghaidh a thabhairt ar oibleagáidí um choimeád agus shlándáil

• Cloí leis an bprionsabal 'ar bhonn riachtanais' – níor cheart ach sonraí pearsanta atá riachtanach don chúram a bhailiú agus níor cheart go mbeadh rochtain ag baill foirne ach ar na sonraí pearsanta atá de dhíth orthu lena gcuid feidhmeanna a chomhlíonadh;
• Rialúcháin leordhóthanacha rochtana, ballaí dóiteáin agus cosaint ar víris a bheith i bhfeidhm agus gan dearmad a dhéanamh ar chomhaid de lámhrialaithe;
• Ba cheart polasaithe coinneála a bheith ann do na catagóir éagsúla sonraí.

Ba cheart don eagraíocht soláthar a dhéanamh do

• Sheiceálacha agus d'athbhreithnithe tréimhsiúla iniúchta;
• Nós imeachta um láimhseáil gearán;
• Pleananna um chéimeanna feabhais a ghlacadh nuair tarlaíonn rud mícheart;
• Ráitis Phríobháideachta / Chosanta Sonraí ar Fhoirmeacha agus ar Shuímh Ghréasáin chomh maith le polasaí inmheánach úsáide ríomhphoist agus idirlín.

Déileáil le hIarratais Rochtana ó Dhamhnaí

Mar atá sonraithe thuas is é an ceart rochtana an eochaircheart atá ag an duine. Is éard a chiallaíonn sé seo go bunúsach ná go bhfuil ort na sonraí pearsanta atá á gcoimeád agat ar dhuine a sholáthar don duine céanna sin má dhéanann sé/sí iarratas bailí ar na sonraí sin faoi Alt 4. Cliceáil anseo le breis eolais a fháil ar d'oibleagáidí maidir le hiarratas rochtana. 40 lá an teorainn ama atá ann maidir le géilleadh d'iarratas rochtana. D'fhonn deimhin a dhéanamh de do ghéilliúlacht don teorainn ama agus de d'oibleagáidí eile rochtana moltar duit na céimeanna eagrúcháin agus na nósanna imeachta seo a leanas:

1. Comhordaitheoir a cheapadh a bheidh freagrach as freagra a thabhairt ar an iarratas rochtana. Ba cheart cur síos ar fheidhmeanna agus ar fhreagrachtaí an Chomhordaitheora a chur timpeall laistigh den eagraíocht agus ba cheart comhairle a chur ar an bhfoireann maidir leis an ngá atá le comhoibriú leis an gComhordaitheoir. Más eagraíocht earnála poiblí í an eagraíocht agus í faoi réir na nAchtanna um Shaoráil Faisnéise, ba cheart go mbeadh comhordú ann idir na próisis SF agus CS.
2. Ba cheart gach ceist rochtana ag damhna a chur go dtí an Comhordaitheoir.
3. Seiceáil ar bhailíocht an iarratais rochtana. Deimhnigh go bhfuil sé i scríbhinn, go bhfuil táille d'uasmhéid €6.35 iniata leis má roghnaíonn tú an táille a ghearradh.
4. Seiceáil go bhfuil soláthar déanta ar leorábhar chun gur féidir céannacht an duine a aithint go cinntitheach. Tá seo rí-thábhachtach. Ba cheart duit critéir a leagan síos do d'eagraíocht maidir le cad is leor le cruthúnas a fháil ar chéannacht duine. Is féidir gur síniú an duine a bheadh ann, uimhir aitheantais mar aon le hainm agus seoladh nó dáta breithe. Níor cheart go mbeadh sé ar chumas tríú páirtí soláthar a dhéanamh ar an ábhar le hiarratas bréagach rochtana a chur isteach.
5. Seiceáil go bhfuil soláthar déanta ar leorfhaisnéis leis na sonraí a aimsiú. Mura bhfuil sé soiléir cén cineál sonraí atá á n-éileamh ba cheart duit iarraidh ar an damhna sonraí a thuilleadh eolais a thabhairt. D'fhéadfadh gurb é a bheadh i gceist leis sin ná na bunachair sonraí, na suímh nó na comhaid atá le cuardach a aithint nó cur síos a dhéanamh ar na hidirghníomhaíochtaí a bhí ag an duine cheana féin leis an eagraíocht.
6. Logáil an dáta ar a bhfuarthas an t-iarratas bailí.
7. Sonraigh na céimeanna uile ar glacadh leo chun na sonraí a bhailiú agus a shainscagadh – má tá rannóga éagsúla den eagraíocht rannpháirteach chomh maith, bíodh na céimeanna sin "dearbhaithe" ag an duine cuí.
8. Seiceáil gach mír sonra chun a fháil amach an bhfuil feidhm ag aon mhionathrú i leith sonraí sláinte nó sonraí oibre sóisialta (alt 4 (8))nó ag aon cheann de na srianta ar rochtain faoi fhoráil alt 5.
9. Má tá sonraí a bhaineann le tríú páirtí i gceist, ná nocht na sonraí sin gan comhthoiliú ón tríú páirtí nó déan é gan ainm a lua le sonraí dá leithéid má dhéanann sé sin aithne an tríú páirtí a cheilt. Is féidir go nochtfaí tuairim a thug tríú páirtí ach amháin más tuairim í a tugadh faoi rún leis an léirthuiscint shoiléir ann go gcaithfí léi mar rún.
10. Monatóireacht a dhéanamh ar an bpróiseas um fhreagra a thabhairt ar an iarratas – le haird á thabhairt ar an teorainn ama de 40 lá.
11. Na sonraí a sholáthar i bhformáid intuigthe (ag cuimsiú míniú a thabhairt ar théarmaí más gá). Soláthair cur síos chomh maith ar chríocha na sonraí, na ndaoine gur nochtadh na sonraí dóibh agus foinse na sonraí (mura mbeadh nochtadh na foinse ag teacht salach ar leas an phobail). Uimhrigh na doiciméid a soláthraítear. Bíodh an freagra "dearbhaithe" ag duine cuí.
12. Déan athbhreithniú go rialta ar do nósanna imeachta agus ar do phróisis.